OA是什么意思？OA系统有什么功能？

本文将为您介绍：1、

OA具体指什么；OA系统具备哪些功能和作用

一、OA是什么意思

1、定义

OA是没有特定的定义的，OA来源于办公自动化（office Automation）的简称。我们把名称拆开来看，“自动化”是指：OA的发展是建立在设备、通信逐步实现自动化的基础上，通过MIS管理信息系统而发展兴起的一门综合性技术；而“办公”很显然，是指一种新型的、现代化的办公方式，通过将计算机网络与现代化办公相结合的，实现办公事务的自动化处理。 OA系统可以极大地提高个人或者群体办公事务的工作效率，为企业或部门机关的管理与决策提供科学的依据。

2、主要使用部门和场景

办公系统，那自然是发挥在行政部门。OA系统可以用来帮助企业实现办公自动化革新，实现企业内部人员方便快捷地共享数据，高效地协同工作，改变过去复杂低效的手动办公方式，实现迅速、全方位的信息采集和处理。

下图为OA系统常见的应用场景：

图源简道云

二、OA系统的功能和作用

1、企业行政管理的需求：

下图是OA系统的发展历程，可以看出：自1936年OA概念提出以来，面对各种各样的企业需求，OA概念不断被做加法，OA标准软件功能也越来越多。

参考上图，企业对于OA系统的功能需求也主要围绕在行政、财务以及人事，我们将围绕这三个方面展开对OA系统的深入探究。

2、具体功能：

下面我以简道云OA系统为例，来为大家讲解OA系统的功能。

官网：

不管是哪个方面，高效使用简道云的关键就在灵活运用各种表单，尤其是流程表单！

先给大家解释一下什么是表单，以及什么是流程表单，有些新朋友可能不了解。简道云是我本身就经常用的工具，表单和流程表单更是我非常熟悉的。

表单：简道云的表单功能就是Excel升级版+简单操作版本，或者想想问卷平台问卷制作页面，但是相比问卷设计更简单，适用范围更广，大部分操作都只需要通过拖拽就能完成。

流程表单：流程表单顾名思义，就是包含流程的表单。这就经常应用在包含审批环节的各种申请方面了。和传统申请方式一样，申请人看到的是表单，而审批人就能看到申请人填写的信息，但简道云OA系统可以满足无纸化，只需手机就能查看。

那么进入正题，表单和流程表单可以用在什么场景呢？

1）行政方面

最让行政部门痛苦的是什么？管的事太多！公司内部大事小事常常交由行政部门管理，审核各式各样的申请表已是家常便饭。如果不成体系地进行管理，没有一个具体的流程，行政部门一不小心就陷入混乱之中。那么简道云OA办公系统是如何帮助行政部门进行实现信息化管理的？

①表单应用：以年会举办为例

假设年会的整个设计流程为下图所示：

第一步：相关人员计划和安排本年度年会活动——这一步就是活动的表单设计。

第二步：全公司员工填写活动报名表——这一步就是填写表单

OA系统的优势就在于信息是互通的，很多表格都可以通过下拉选框的方式进行选择，只需要填写需要重新收集的信息即可。

第三步：年会签到表填写

第四步：活动结束后收集反馈信息

成员进入调研表单，对年会进行投票与评价，人人可参与投票，票数实时同步。

第五步：数据汇总和分析

既然进行表单的填写和数据收集了，那么必然要对数据进行分析。通过分析不仅可以找到年会举办的缺陷还可以对表现较好的人员或部门进行表彰。那么这里就可以充分体现简道云的图表之美观了。通过设置，您只需打开特定页面，就能看到图表的分析结果，并且这些数据的结果可以实时更新。

②流程表单的应用——以学校公文流转为例

学校的公文流转那是相当多的，需要经过的人员和层级更多。

如果按照传统的公文流转的方式，公文流转过程全靠人力完成。每个层级领导都要判断公文是否向下流转、流转给谁，再安排相关工作人员打印、跑腿派发文件，那可得四处奔波，不仅需要跑到不同的教学楼，还要着急地找人，常遇到对应负责人不在、文件保存不当等现象，如果涉及人情方面那更是难办。

这种公文流转模式效率低、错误率高，很容易造成上级指令被延迟或错误执行等问题；当后期发现传达结果出错时，却无法落实到准确责任人。在这种复杂的情况下，简道云的OA办公系统能发挥什么样的作用？

运用简道云可以对传统学校公文流转模式进行改良，将线下纸质公文转为线上电子公文流转模式，确保公文能被及时落实。流程如下，仅供参考，您可以按需自行修改。

上述流程图在具体运行如下：

1.发起人在线发起流程，将公文相关信息直接上传发布

2.当被发布的公文流转到办公室处理

办公室负责人可以有如下六个选择：

直接指定给某个部门某些人处理

指定给校领导级来处理

指定给副校长级来处理，

定给部门级来处理

指定给全体教师来处理

直接结束流程。

直接指定给具体执行人（准确到某些部门、某些人）来处理：

指定给校领导级来处理：此外还可以进一步选择接收人范围

指定给副校长级来处理：此外还可以进一步选择接收人范围

指定给部门级来处理：此外还可以进一步选择接收人范围

指定给全体教师来处理：

直接结束流程，不再流转到任何人：

当办公室指定到下一级负责人时，下一级负责人可以用同样的方式将文档派发出去，整个公文流转方式非常灵活，方便应对各种情况。

3.移动端操作

简道云支持绑定到微信服务号、企业微信、阿里钉钉，用户可以绑定简道云到这三个软件上，公文流程的发起、处理、消息接收，都可以直接在手机上完成。

以上就是行政方面的内容，只是简单地举了两个例子，在实际管理当中，各种行政方面的处理方式均可以参考上述两个案例来进行操作。

2）财务方面

财务管理关系到企业经济命脉，但日常采购申请、差旅报销等各种琐碎事项实在让人感到糟心，随时可能面对账对不上的情况。那么就可以通过简道云OA系统搭建财务常用的表单报表，实现财务规范化管理。

①报销申请：让很多人感到头疼又难为情的报销申请可以直接流转到财务部门，财务人员手机就能收到提醒，防止报销申请拖起来遥遥无期。

②财务数据分析：简道云OA系统同样可以运用报表功能，财务部门可实时获取支出收入明细，简道云具备几十种公式与函数，足以通过这些函数进行公式设计，可实现数据自动计算，有效帮助财务减轻负担。

以上只是简单的财务模块展示，不同企业有不同的财务管理需求，您可参考设计进行个性化修改。

3）人事方面

简道云可以满足人事部门的各种需求，包括对内需管理员工入转调离、合同、培训、考勤、薪资等，对外需招聘人才等等。

简单举几个例子:

①入调、转离：企业的人员变更情况相对比较复杂，涉及到转正、升职、转岗、离职交接等企业内部岗位调整场景，而这些都可以通过表单功能完成。

只需要通过小小的表单，就能将所有职位变更情况全部统一。同时，通过流程表单，就可以对人员的转正、升职等情况进行审批，还可以结合部门主管等多方面的意见，避免了过去浪费大量时间等待审批和结果通知等问题。

②工资管理：通过简道云OA系统，您有两种方式创建工资表。可以一键导入本地Excel，也可以在系统提供的模板基础上修改，满足个性化设计需求。不仅如此，还能设置提醒发薪员发放薪资，提醒员工及时查看薪资等。

OA系统可以帮助企业将企业日常运转的财务管理事务、行政事务、人事事务等涉及大量流程运转业务的管理进行统一，使得企业信息集中化、文档标准化、流程规范化、业务数字化，实现企业内部系统的重组，有利于建立科学高效的管理方式，实现企业内部资源互补、资源融合、资源协调、资源统一，从而实现企业在战略目标上的实现。

OA办公系统中包含的各类协同管理功能，各企业应当根据企业自身需求以及不同行业的特定要求，对系统进行动态的组装、设置，使得OA系统更加适合本企业发展，满足当前需要。

而简道云OA办公系统可以充分满足企业根据并随着业务的发展需要由用户随需改变扩展应用的需求，并且避免了高额的定制费用，是很多中小型企业或者预算不太多的企业的极佳选择。

本次分享就到这里了，希望本篇文章让您对OA系统有了更深的了解。