档案管理项目实施中的基本操作规范，武汉企业档案管理匡易档案

（一）制定制度

1、归档范围、保管期限

单位各部门应该归档的范围及其保管期限，这是该单位文件材料集中收集的前提和基础。

2、分类方案及编目原则

单位档案的分类方案及编目原则，这是该单位档案科学分类、规范整理、合理编目、标准排列的执行依据。

（二）前期准备

“三查”：查重、查缺、查密

查重：清查重份文件材料，方式：清除、销毁处理。

查缺：清查必须形成的重要文件材料但实际上缺少，需要补充的文件材料，方式：要求服务单位及时补充。

查密：清查归档文件材料里的涉密文件材料，方式：档案实体单独保存，在规范整理后档案目录里只填写档号，手抄文件题名，并在备注里注明密级等级。

（三）实施内容

1、取钉、装订：按要求拆除订书针、回形针、别针等；或按要求对该份文件材料或该卷进行装订，一般采用不锈钢针、不锈钢夹、缝纫线（三孔一线）。

2、编页码：按归档方式编制页号。案卷，在案卷的正面右上角和左上角分别进行顺序编号，一卷为一个顺序号；件，在文件的正面右上角和左上角分别进行顺序编号，一件为一个顺序号。

3、组合：正文、附件为一件；文件正本与定稿（包括法律法规等重要文 件的历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件； 中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；简报、周 报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件； 来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件，以上内容均按项分别组合成一件。

4、排序：正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后等。

5、著录：对档案条目按序号、文件编号、文件标题、形成日期、责任者、关键词、密级等进行分析、选择和记录，以便准确区别每个条目。

6、修整：对已破损的档案按标准进行修复，对易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品进行清除，对纸张较小或较大的档案进行托裱或折叠或剪裁。

3、扫描（数字化）：将实体档案变成电子档案或数字档案的过程，是档案数字化加工在前处理完成后的第一个阶段。

4、修图（数字化）：对扫描形成的电子图片进行纠偏、去疵、消斑等过程，，是档案数字化加工在前处理完成后的第二个阶段。

5、查漏（数字化）：对已扫描完毕的档案实体与扫描后电子文档核对，查找漏页、漏段、错扫等问题，再分别进行补扫或修正。

6、质检（数字化）：按质检标准对已完成扫描的档案进行质量检测，发现问题应及时整改。

7、挂接（数字化）：将检查已符合标准的电子档案按一定规则，挂入档案管理系统对应条目中，或者与其电子目录对应超链接。

8、折图：将超过A4的图纸分别折叠成A4纸张大小图纸，一般采用手风琴折叠方式，图纸后内容题名要便于查看。

9、盖归档章：文书档案归档章一般由全宗号、保管期限、年度、机构（问题）、件号、总页数组成；科技档案归档章一般由全宗号、分类号、案卷号组成。