企业办公室负责档案整理归档范围，匡易档案管理武汉企业档案管理
(一) 上级机关或相关职能部门来文，包括对公司的报告、申请、请示的批复；
(二) 公司发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营、管理工作的各类计划统计、季度、年度报表、隔年财务资料等；
(三) 各种专业例会记录；
(四) 参加各种会议、展览会带回的文件、资料及公司在会上汇报发言材料等；
(五) 本公司的历史沿革、日志、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等
(六) 本公司与有关单位签订的合同、协议书、法律文本等文件材料；
(七) 本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料；
(八) 本公司员工劳资、福利、奖励（内部或外部）方面的文件材料；
立卷要求
(一) 文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。
(二) 立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。
(三) 要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。
(四) 上年度形成的文件材料，要求在下年度3月份以内整理完并建册归档
文件的借阅和清退。
(一) 各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人签准借阅申请单，对有密级的文件须经行政总监签准后总经办主任同意后才能从档案管理员处借阅。
(二) 借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上涂改等。
(三) 办公室对承办的公文应抓紧催办和督办执行，并定期对文件进行收缴清理。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向分管领导报告。
发文程序规定：
（一） 各部门因工作需要发文，应事先分别向总经理或办公室提出申请；
(二) 总经理或办公室经办公会议研究同意发文时，各部门应根据具体事项的事实草拟文件初稿；
(三) 文稿拟就后，拟搞人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿部门与拟稿人，并签名、标定日期和密级；
(四) 办公室根据总经理、行政总监或行文的具体要求及公司相关文件规定，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿部门重新拟稿；
(五) 经办公室审查修改后的文稿，送部门负责人核稿(对文稿内容、质量负责)；
(六) 经总经理批准签发的文稿，在总经理批准签发后，交总经办秘书统一编号、打、复印；
(七) 文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名；
(八) 文件打字后，由总经办秘书按量印刷盖章后分送至相应部门，并在文件发放登记表上签字。
发文的范围。
（一） 凡是以公司名义或总经理名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议演示文稿，均属发文范围。
（二） 公司名义或总经理名义下发文件主要用于：
1、 公布相关规章制度；
2、 转发文件或根据上级文件精神制订的公司行政文件；
3、 公布组织机构变动或管理层负责人任免事项；
4、 公布具有公司决策性的重大生产、技术、经营管理、福利待遇变化等工作的决定；
5、 发布有关部门或员工奖惩决定和通报；
6、 其它有关公司的重大事项。
（三） 公司名义上行文、外发文主要用于：对上级机关或相关职能部门呈报工作计划、请示报告、处理决定。
（四） 在公司日常经营管理、售后服务改进意见、审批工作、安排部署月度、季度工作、传达总经理临时性指示等事项，应按有关制度办理，经总经理或分管领导批准后，由部门负责书面或口头通知执行，一般不以公司文件发布。
（五） 因业务需要与外单位或公司发生的一般业务联系，可用各子公司的名义对外发函(应各自编号备查)不用总公司名义发文。