21年行政老兵谈数字化采购：既能提高实物采购效率，也能降低服务采购成本
唐颐控股行政总监王悦是一位拥有21年行政管理经验的资深行政采购人，她入行的这21年也是整个办公采购行业发生巨大变化的21年。从最初的线下询价交易，到后来的线上下单，再到通过数字化平台进行采购流程管理、推动公司运营降本增效，再到服务类商品的线上采购、跟踪……她不仅是数字化采购的见证者，更是多年的实践者。
从大量的一线实操中，王悦也对数字化采购的价值有了更深刻的理解，她将其总结为三点：第一，供应商选择面扩大，价格透明，直接降低了采购成本；第二，询价、比价、申请、下单、物流等等都可以通过线上进行追踪、管理，显著提高采购效率；第三，采购数字化还会推动公司整体数字化办公，公司效率提升进入正向循环。
寻源更快、决策更准、履约更透明 数字化全面提升实物采购效率
在王悦刚刚从业时，B2B电商尚未出现，线下门店还是唯一的采购渠道。“那时候我们采购更多的是去一些小商品市场，面对面的询价方式时间成本很高，之后还需要人工填写大量的纸质单据，比如审批、合同、对账……不仅效率低，透明度也难以保障。”
后来随着电商行业的不断发展，特别是以京东为代表的企业推出了专门服务企业客户的业务后，王悦也开始尝试在工作中应用数字化采购。“刚开始接触数字化采购主要是进行实物类的物资采购，比如我们会根据公司年初做的人员招聘计划，按月为全国各分公司入职的新员工采购电脑。后续，关于公司日常办公、员工生日礼、司龄礼等不同场景的物资采购也陆续通过线上来完成。”王悦说道。
对于数字化采购带来的改变，王悦直观的感受就是“效率”的提升。在寻源阶段，数字化采购平台上只需要输入关键词就能推荐海量的商品，同时价格也一目了然，比价十分方便；交易阶段，采购人也能够通过后台看到所有供应商的信息及不同供应商的优势类目，让决策效率更高；在履约交付阶段，线上平台能够全程实时反馈过程信息，便于采购人跟踪物流进度、确保及时交付。
对此，王悦分享了一个2015年年会采购的故事。当时王悦所在公司计划在哈尔滨筹备一场600-800人的大型年会。由于公司总部和主要职能类岗位人员都位于北京，哈尔滨分公司只有小规模团队，难以独立完成年会的筹备工作，如何保障年会物资顺利到位成为王悦面临的课题。摆在王悦面前的方案有两个：一是北京这边提前采购好演出和奖品环节的道具、物料，到时候随队一同带去哈尔滨；二是通过京东企业业务进行线上采购和预订，然后异地发货。经过再三思考，王悦选择了后者。她表示，第一种方案不仅要多搬运一次物料、加大了前期统筹的工作量，也会带来额外的物流成本。
于是王悦带领北京行政及采购团队成立了年会筹备小组，确定了整个活动的策划方案以及相关的物料、礼品标准后，统一通过京东企业业务下单发货，哈尔滨团队只需要配合物料签收工作。王悦回忆，“那次活动整体的采购支出大约有六十万，京东不仅保障了所有物料及时送达年会现场，相关礼品规格也完全符合我们的要求，更为关键的是从前期部署到每一种物料的寻源以及中间的费用控制，都非常透明，我们也几乎没有投入额外的人力成本，有效控制了整体的采购成本。”
从实物商品到装修服务，数字化进一步释放采购降本增效空间
目前，王悦对于数字化采购的应用已不仅仅局限于办公设备、员工福利、年会物资这样的实物类采购，在工装基建乃至服务商采购中也进行了大胆尝试，并取得了良好的效果。
唐颐控股属于生物医药行业，作为一家快速发展的双高新企业集团，业务的高速发展和快速迭代也让采购每时每刻都会面临着新需求。“基于公司业务经营和战略发展需要，唐颐控股经常会在不同城市增设新的分公司。对于采购而言，新址装修就成为我们的重要工作之一。”王悦说道，“此前在数字化采购方面有了一定的经验和良好的体验，我们也开始尝试将服务类的采购逐渐转移到线上。”
王悦介绍，2022年唐颐控股上海分公司需要进行装修采购。由于上海分公司是一条完整的生产线，需要一系列的配套设施，办公面积超过2000平方米，如果采用打包式的线下装修服务商不仅费用非常高昂，对于各项细节物料和服务的价格水平也难以精准把控。
于是王悦开始尝试通过数字化采购，让整个装修更加透明。身在北京的王悦，首先让上海同事协助对整个装修场地以及强弱电布线需求进行了准确测算，然后通过京东企业业务开展了数字化寻源，为每一项主材、辅材及服务匹配了专业的上海本地供应商，并对相应的收货、安装、统一调试、验收、清洁等服务进行整体跟踪。
“相比于传统线下供应商的打包式报价，通过京东企业业务采购我们不仅能够清晰地看到每一项主材、辅料和服务的价格，还可以很方便地进行比价，透明度得到大幅提升。”据王悦测算，此次装修中，仅为公司寻找弱电供应商这一项，数字化采购就为唐颐控股节省了大约20%的费用。
“目前，唐颐在全国有多家分子公司，因为地域的关系，如果没有数字化的支持，作为集团行政采购的管理者，我很难获得真实有效的数据，并对未来的采购工作进行优化调整。今后，唐颐控股也会继续打通分公司间的数字化采购体系，以更高效的采购工作，为整个集团的增长助力。我们行政采购部门也会通过持续的突破与探索，实现自身的成长。”王悦表示。