你想了解的Excel基础都在这里,点进来你就知道

Excel是每家公司日常办公,处理数据必备的一款电子表格软件,甚至在日常生活中我们用来记录收入支出,制作各种计划表,行程安排等都是非常方便的,Excel不仅在工作上能够大幅提升效率,在日常生活中也是能够为我们提供极大便利的一款软件。

通常我们学习一款软件都是先要了解这个软件的各个功能板块,熟悉了界面基本操作,然后才能再上手,一步步的再深入学习,不能还没学会走,就想着跑,一定要一步一个脚印的去学习,最终才能实现我们想要达到的目的。

下面小编就来带大家敲开Excel世界的大门

1. Excel发展史

介绍Excel的发展史虽然没啥意思,但是咱们最起码得知道Excel是微软公司开发出来的软件,要不别人问起来咱们不知道,那好像显得有点孤陋寡闻了,既然都看到这了,就再听我给你念叨念叨。

Excel第一版发行1989年,距今已经有30年的历史,在5.0版本之前Excel的用户量并没有很多,它的竞争对手Lotus(莲花)劲头正盛,但是自从.0发行之后,不管是从效率还是便利性上面都超越了Lotus,Lotus慢慢的就退出了大众的视野,仅有一些老用户还在使用。

Excel在5.0之后就开始以年份命名了,Excel 2003是为了配套XP系统而推出的一个版本,但是只能导入6万多行的数据,在现在的大数据时代60万行的数据也是不够看的,微软也意识到了这一点,于是在系统中加入了内直插件,可以导入多达2亿条数据到Excel表格之中。

需要注意的是最新版本的Excel会有一些致命的BUG,在2015年微软就推出了版本,但是出现了一个致命的BUG,做表格的时候会出现软件闪退的功能,重新打开软件之后,发现之前制作的表格没保存的话已经没有了,功亏一篑,所以各大公司使用率最高的还是2010版本,因为比较稳定,除非是对新功能的刚需,否则还是用稍旧一些版本的Excel为好。

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2. 常见格式与Lotus兼容

Excel最常见的有两种格式:一个是xls,另一个是xlsx,那么这两种格式有什么区别呢?

其实也没啥太大的区别,就是核心构成结构的不同,后者占用空间更小一些,xls是2003版本保存文件的格式,xlsx是2007以后的版本可以选择的保存格式,07以后的版本可以打开xls格式文件,但是用03版本打开xlsx格式的文件就会出现乱码,卡死,或者直接打不开的情况。

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这里重点要说的是Lotus兼容性设置,大家在使用Excel表格的时候经常会涉及到数字的加减乘除运算,但是直接输入数字你会发现并没有什么变化,就比如像这样:

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下面我来教大家怎么输入数字及运算符号之后自动获取结果,打开Excel左上角的文件--选项--高级,拉倒最下面Lotus兼容性设置,勾选转换Lotus 1-2-3 公式 然后点击确定就大功告成了。

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3. 文件选项功能

想要学好Excel必须要熟悉各个板块都有什么功能,作用是什么?今天首先来给大家介绍文件选项的常用功能。

点击左上角文件选项之后,排在第一个的就是信息这个模块,点进去之后会出现4个功能:保护工作簿、检查工作簿、管理工作簿和浏览器视图选项,今天先重点说一下我们最先要接触的检查工作簿。

做完一个Excel工作表之后,先要检查表格里面的各种信息和错误,以及和其他版本的兼容性,需要注意的是检查完成之后有些信息的右侧会出现全部删除的字样,一定要慎点,如果不小心删除的话是不能恢复的。

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下面就是新建工作表,可以选择新建空白工作表也可以选择现成的模板,非常方便,可以根据自己的需要来新建空白工作表或者选择其他模板。

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再往下就是打开工作表,选择想要打开工作表的路径,直接打开就可以了,这个非常简单就不详细说了。

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最后一个比较重要的就是另存为,因为有很多种保存格式可选,挑几个比较常用的格式来给大家介绍一下。

xls和xlsx前面已经说过了,就不再重复介绍了,下面主要说的是带宏命令的工作表和CSV、PDF文档。

带宏的工作簿这个格式就是将我们提前录制好的宏保存下来,以便下次打开的时候再次用到,宏命令就是将一连串的操作整合在一起执行,不需要再单独执行各种命令,极大的提高了效率,关于宏的具体操作以及实际应用在后面的课程会有详细的讲解。

CSV是一种通用的格式,较多的用于程序与程序之间的数据传递,因为大多数的程序可能不支持xls或者xlsx格式,但是一般都支持CSV格式,如果需要跨程序之间的数据传递,记得保存为CSV格式哦。

PDF是一种包容性很强的文件格式,PDF是一种通用文件格式,可以兼容各种格式的文字、格式、颜色和图片。

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最后就是账户模块了,点击账户可以看到自己Excel的版本还可以更改主题颜色,就比如说可以很清晰的看到我这款还没激活的Excel 2016。

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4. 结语

好了,今天的内容就是这些了,稍微有点多,这是非常简单的一篇Excel基础讲解,相信大家通过以上的内容应该对Excel有了一个大致的了解。

如果你是刚接触Excel的小伙伴,最好是把今天文中所介绍的模块和按钮都熟悉几遍,这样不仅能加强记忆,而且还会为你以后更加深入的学习打下坚实的基础,何乐而不为呢?

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